Chức năng, Nhiệm vụ

Quy định chức năng, nhiệm vụ

Phòng Hành chính – Quản trị

 (Ban hành theo Quyết định số 356 /QĐ-CĐYT ngày  29/9/2016 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Y tế Cần Thơ)

                                                                                                                                      

I.  Vị trí và chức năng:

Phòng Hành chính - Quản trị là một bộ phận của Trường Cao đẳng Y tế Cần Thơ có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng và tổ chức triển khai tốt các hoạt động về công tác hành chính, lễ tân, lưu trữ; quản lý tài sản, mua sắm, tu sửa thiết bị, đầu tư phát triển cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho đào tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ của Trường; đảm bảo an ninh an toàn, vệ sinh môi trường; đảm bảo việc cung cấp nguyên, nhiên liệu, văn phòng phẩm, hóa chất, sinh phẩm, dược phẩm, máy móc thiết bị cho học sinh sinh viên học thực hành và cho toàn trường.

II.  Nhiệm vụ và quyền hạn:

1. Quản lý, lưu trữ các văn bản đến và đi của Trường gồm: Tiếp  nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax, thư điện tử... từ các nơi gửi đến; chuyển đến các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý giải quyết; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản.

2. Cấp các loại giấy tờ theo phân cấp của Hiệu trưởng, quản lý con dấu nhà trường. Sắp xếp lịch làm việc cho Ban Giám Hiệu; ghi chép các cuộc họp của Ban Giám Hiệu và biên bản các cuộc họp cấp Trường theo phân công. Cấp và sao các loại văn bản theo quy định của pháp luật cho giảng viên, cán bộ, nhân viên của nhà trường;

3. Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi đôn đốc việc thực hiện các chủ trương, kế hoạch công tác chung của Nhà trường.

4. Thực hiện các công việc hiếu, hỷ đối với các cơ quan, cá nhân trong và ngoài Trường.

5. Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp và phục vụ khách đến thăm và làm việc tại Trường, các hội nghị, hội thảo các cuộc họp của Trường và các công tác khác liên quan khi có yêu cầu của lãnh đạo;

6. Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về cơ sở vật chất để đáp ứng với nhu cầu phát triển của nhà trường. Thực hiện các thủ tục, quy trình lập các dự án đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị (xây dựng, đổi mới phát triển đào tạo…) cho nhà trường.

7. Xây dựng kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu đối với các gói thầu do Trường làm chủ đầu tư. Theo dõi tình hình triển khai thực hiện các dự án, tổ chức công tác đấu thầu. Phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài chính xây dựng dự toán các dự án đầu tư cơ sở vật chất; sửa chữa, xây dựng, mua sắm thiết bị, vật tư từng năm và định hướng đến giai đoạn 2015-2020, tầm nhìn 2030.

8. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật hàng năm, ngắn hạn, dài hạn. Thường trực các hội đồng về đấu thầu xây dựng và mua sắm trang thiết bị;

9. Quản lý, sử dụng hệ thống nhà và cơ sở vật chất của Trường: đất đai, tường rào, hệ thống giao thông, điện, cấp thoát nước, các giảng đường, phòng học, phòng làm việc. Chủ động kiểm tra, phát hiện và sửa chữa kịp thời hệ thống chiếu sáng, điện, nước và mọi cơ sở vật chất bị hư hỏng. Xây dựng quy chế kiểm tra, thực hiện quy định sử dụng tài sản, thiết bị của cán bộ, công chức và học sinh sinh viên. Lập nội quy và hướng dẫn sử dụng, bảo quản thiết bị, vật tư, máy móc. Thường xuyên đánh giá chất lượng, giá trị sử dụng các trang thiết bị để có kế hoạch mua sắm và tận dụng hết khả năng công suất các loại trang thiết bị, máy móc, chống hư hỏng, mất mát, lãng phí.

10. Kiểm tra việc sử dụng tải sản, thiết bị điện, nước của các đơn vị, cá nhân trong Trường.

11. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc duy tu bảo dưỡng, sửa chữa thay thế nhà xưởng, trang thiết bị theo định kỳ. Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm khai thác công suất sử dụng phòng học, thiết bị, nhà xưởng, các biện pháp tiết kiệm năng lượng, chi phí.

12. Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất cho các hoạt động chung của các khoa và nhà trường. Chịu trách nhiệm về việc khánh tiết, trang trí, âm thanh, ánh sáng, phục vụ và bảo đảm mọi điều kiện khác cho các ngày lễ và các hội nghị cấp Trường do Đảng uỷ, Ban Giám hiệu và các đoàn thể tổ chức. Thực hiện các công việc phục vụ giảng dạy (bao gồm: đóng, mở cửa các phòng học lý thuyết, các hội trường, bố trí các thiết bị phục vụ giảng dạy như âm thanh, ánh sáng, điện, nước, chuông báo giờ học, nước uống cho cán bộ, giáo viên).

13. Quản lý và sắp xếp phòng học theo thời khoá biểu và kế hoạch dạy học của trường.

14. Quản lý kho và cấp phát vật tư, thiết bị, văn phòng phẩm, nguyên vật liệu phục vụ công tác dạy và học thực hành.

15. Quản lý tổ xe (xe ô tô và người lái), điều xe ô tô phục vụ hoạt động của Trường theo quy định; phối hợp với phòng Kế hoạch –Tài chính theo dõi, định mức nhiên liệu, duy tu bảo dưỡng xe ô tô của Trường;

17. Tổ chức thực hiện các hoạt động về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt;

18. Quản lý môi trường và vệ sinh toàn bộ khu học tập và làm việc, đảm bảo cho nhà trường xanh - sạch - đẹp; Nghiên cứu, đề xuất trồng cây xanh trong các khuôn viên của trường, chăm sóc bảo dưỡng cây xanh;

19. Thực hiện công tác bảo vệ toàn trường, đảm bảo công tác an ninh trật tự, an toàn tài sản trong Trường;

20. Quản lý và khai thác các hoạt động dịch vụ của trường.

21. Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác theo kế hoạch công tác của trường.

III. Tổ chức của phòng và chế độ trách nhiệm:

1. Phòng Hành chính - Quản trị có 01 Trưởng phòng và 02 phó trưởng phòng, 03 tổ trưởng ( Tổ hành chính, Tổ Bảo vệ - Tạp vụ, Tổ Bảo trì - Thiết bị) . Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của phòng trước Hiệu trưởng và Ban Giám Hiệu.

Phó trưởng phòng là người giúp trưởng phòng phụ trách một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi trưởng phòng vắng mặt ủy quyền cho phó trưởng phòng phụ trách công việc chung của phòng.

Các tổ trưởng được ủy quyền sẽ thay mặt trưởng phòng điều hành hoạt động của các mảng công tác chuyên môn và báo cáo trưởng phòng. 

2. Trưởng phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt Quy chế làm việc và mối quan hệ công tác của phòng; phân công, giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, từng viên chức và người lao động trên cơ sở biên chế được giao, giám sát, kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc của các thành viên thuộc phòng, đảm bảo hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của phòng. Có trách nhiệm điều hành trực tiếp các viên chức, người lao động và các bộ phận trong phòng và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc thực hiện các nhiệm vụ của Phòng./.